◆いきさつと経緯◆

管理会社の業務が非常にずさんで、とにかく管理会社を替えたいというのが、当社への相談内容でした。

現在の管理会社の担当者が頻繁に変わり、以前どのような話合いが理事会や総会で行なわれてきたのか全く分からず、エントランスの植栽の剪定要望や、廊下の照明器具の電球交換、ゴミステーションの清掃など、メンテナンスの要望も再三したにも関わらず、三ヶ月遅れの実施というありさま。

さらには、要望もしていない業務への請求も管理組合宛てに届いている状態でした。

組合では当然、管理会社の担当者、その管理会社へ不信感が募り、我々からみても管理組合の為に業務を行なうような管理形態がとられていないと判断し、組合と一緒に管理会社を変更することにしました。

まず、組合と何度か話合い、管理業務に不安、不信が無くなるように管理業務の仕様書作りをしました。

以前の管理業務の項目には、組合員が内容を分からずに委託していたものもあり、今回はそれがなくなるように、組合と私たちでマンションに適した業務内容の仕様書を項目毎に「必要なものか」「不要なものだ」といった具合に判断をしていきました。

そこで、管理業務項目が確定後、これを条件に管理会社の選定のための入札を行ない、業務委託費用はもちろん、先回の管理会社の対応などの経験もふまえ、いかにマンションに密着し管理業務を行なってくれるかを判断基準に含め選定していきました。

更に、各管理会社のスタッフの面談、その管理会社の担当する物件も視察し、管理状況などを当社が管理組合に報告しました。

そして、管理業務の項目を見直したこともあり、大きく管理費が削減でき、削減できた管理費を、不足していた修繕積立金へ振り替えることもできました。

◆理事長からのコメント◆

特別な施設のない７階建てのマンションになぜ年間５００万円もかかるのか、と思ったことが管理費削減への第１歩でした。担当者をマンションで見かけることもありませんでしたし、何に使われているのか？と疑問に感じていました。ちょうどその頃、Withさんのチラシをポストで拝見し、相談しました。

通例かと思っていた管理会社の担当者がコロコロ変わることは、実は管理会社が仕事を逃れるためだったこと、行なわれていない業務にも費用が発生したことが分かりました。怠慢な管理会社に対して多額な費用を払っていたかと思うと、相談して非常に良かったと思います。

また、私は管理に関して素人なので、仕様書の見直しも何を残して何を削るかが分からず、Withさんからの適切なアドバイスを基に、管理規約も見直し、新しい管理会社へ変更することができました。

管理費が削減できたことは非常に助かっています。